採用お役立ち情報
管理画面マニュアル
初めての方へ
本記事では、面接日程が確定した際に、スムーズにスケジュールを管理する工夫を紹介いたします。
目次
①面接日程決定時と面接前日に応募者へメールを送る
②マイナビバイトの応募者管理画面を活用する
③面接日程を複数の方法でスタッフに周知する
④まとめ
①面接日程決定時と面接前日に応募者へメールを送る
せっかく貴重な応募があり面接日程が決まったとしても、
・応募者が面接を忘れてしまい、当日無断キャンセルとなる
・採用担当者が面接を忘れてしまい、応募者の選考辞退につながる
といった事象が発生する可能性があります。応募者と採用担当者双方の面接忘れを防ぎ、気持ちよく面接を行うためにも「面接日程が決定した日」「面接前日」の2回、下記4点をメールやSMSで送信することをおすすめします。
| ・面接日時 ・面接場所 ・持ち物 ・連絡先 |
メールの文面は応募者への文面例記事よりご確認いただけます。
②マイナビバイトの応募者管理画面を活用する
採用以外の業務が立て込み採用担当者が面接自体を忘れてしまうことや、採用担当者が複数いる場合は「面接日程の共有が漏れていた」「別の担当者が対応すると勘違いして応募者を放置してしまった」などの問題が発生しやすくなります。
そのような事態を防ぐためにもマイナビバイトの応募者管理画面を活用することをおすすめします。
| ・ステータス欄を常に更新して選考状況を把握する ・メモ欄に面接担当者を記入して、担当者を明確にする ・メモ欄に面接内容や共有事項を記載する |
などを行うことで、「いつ・誰に・誰が・どこまで対応をしているか」を一覧で把握できるようになります。詳細な操作方法は応募者管理機能についてよりご確認いただけます。ご不明点がございましたら、担当までお気軽にご連絡ください。
③面接日程を複数の方法でスタッフに周知する
面接者の来社（来店）にスムーズに対応するために、採用担当者だけでなく他の従業員にも面接があることを周知しておく必要があります。スタッフへの周知が漏れないよう、複数の方法で周知することをおすすめします。
| ・会社（店舗）で管理しているパソコンやスマートフォンのスケジュールに面接日程を登録する ・会社（店舗）の卓上カレンダーや壁カレンダーに面接日程を記載する ・朝礼や業務日誌などで、面接日程を共有する |
などがあります。他の従業員に周知しておくことで、採用担当者の面接忘れを防ぐ効果もあります。なお、他の従業員へ面接日程を共有する際は個人情報を記載しないようご注意ください。
④まとめ
スケジュール漏れへの対策について紹介いたしました。応募後や面接当日に応募者を待たせることがないよう、スケジュールを管理しましょう。サポートサイトでは採用活動のお悩み解決につながる解説記事を公開しています。ぜひご活用ください。
サポートサイトで公開している記事の一例
・応募者管理機能について
・原稿の修正方法
・応募者へのメール返信例
記事公開日：2024年2月5日