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初めての方へ
本記事では、応募者と面接日程を調整する電話で伝えるべき内容を記載いたします。
目次
①電話で話す際の注意点
②応募者に対して伝えること
③電話後に応募者へ送るメール文例
④まとめ
①電話で話す際の注意点
応募者に面接日程調整の電話を掛ける前に、以下の5点を意識するとよりスムーズです。
・あらかじめ面接候補日をいくつか上げておく
直近のご自身のスケジュールを再確認して、面接候補日をいくつかあげておくと日程を組みやすくなります。
・静かな場所から電話を掛ける
応募者が聞き取りやすいよう、周りの雑音が入らない場所から電話を掛けましょう。
・電話が繋がりやすい時間帯に掛ける
早朝や深夜を避け、午前中に電話を掛けることが一般的です。
・ゆっくり、はっきり話す
聞き間違いを避けるためにゆっくり、はっきりとした話し方を心掛けましょう。
・応募者がメモを取る時間を作る
応募者が面接時間や場所などをメモできるよう、メモを取るための時間を長めに取ることも大切です。
②応募者に対して伝えること
・企業名
・担当者ご自身の氏名
・応募者氏名の確認
・応募に対するお礼
・面接日
・持参物
・面接場所
・面接時の服装
・問い合わせ先や連絡方法
話し方をお悩みの際は、台本のサンプルを記載いたしますのでご参照ください。
採用担当者（以下、採）
「株式会社○○の採用担当の△△です。□□様のご連絡先で間違いないでしょうか？」
応募者（以下、応）
「はい、□□です。」
採「○○に応募いただきありがとうございます。
選考についてご連絡いたしました。ただいまお時間○分いただいてもよいでしょうか。」
＞パターン①
応「今難しくて…」
採「わかりました。いつ頃電話しても大丈夫でしょうか。」
応「●●時でお願いします」
採「ではのちほどご連絡します。」
＞パターン②
応「はい。ただいま時間があるので大丈夫です」
採「ありがとうございます。ぜひ面接させていただきたいので直近で希望の日時はありますか。」
または
「ありがとうございます。ぜひ面接をさせていただきたいので●●日(●)●●時から●●分程お時間の都合よろしいでしょうか。」
応「●●日●●時でお願いします」
採「●●日●●時ですね。
では次に持ち物の案内です。持ち物は▼▼でお願いします。
面接場所は■■です。当日、入り口にスタッフがおりますので、お名前と面接に来た旨をお伝えください。
服装はジーンズなどの普段着で問題ありません。
当日までにご不明な点があれば今電話をかけているこの番号XXX-XXXX-XXX、採用担当の△△までご連絡ください。
もしくはこの後お送りするメールに記載しておりますのでご確認ください。」
応「分かりました。」
採「最後に今お話しした中でご不明点や聞きたいことなど質問はありますか。」
応「特にありません。」
採「では当日会えるのを楽しみにしています。ありがとうございました。失礼します。」
③電話後に応募者へ送るメール文例
応募者との電話後に改めて面接日程・場所等をメールやSMSで送るとより親切です。
面接当日に応募者を待たせることがないよう、面接日程確定後は面接当日のシフト・人員配置などを見直すことをおすすめいたします。
メール文面例
□□様
お世話になっております。
株式会社○○の採用担当の△△です。
先ほどはご対応ありがとうございます。
決定いたしました面接日程についてご連絡いたしました。
面接日：●●日●●時
持ち物：▼▼
面接場所：■■
※当日、入り口にスタッフがおりますので、お名前と面接に来た旨をお伝えください。
服装：服装はジーンズなどの普段着で問題ありません。
当日までにご不明な点があれば下記までご連絡くださいませ。
それでは、当日□□様にお会いできるのを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
株式会社○○
採用担当 △△
携帯番号：080-0000-0000
――――――――――
SMS文面例
○○採用担当です。
面接についてご連絡いたします。
日程：●●日●●時
場所：■■
お会いできるのを心より楽しみにしてます。
宜しくお願いいたします。
まとめ
応募者と面接日程調整の電話で伝える内容をお伝えしました。応募者と連絡を取り合う際は迅速かつ丁寧な対応を意識し、安心感と好印象を与えるふるまいを心がけることが重要です。
サポートサイトでは採用活動お悩み解決につながる解説記事を公開しています。
ぜひご活用ください。
サポートサイトで公開している記事の一例
・応募者管理機能について
・原稿の修正方法
・応募者へのメール返信例
記事公開日：2023年12月15日