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本記事では、SNSをビジネスで活用する際のトラブルと対応の一例をご紹介します。
目次
①個人SNSを業務利用するメリット
②勤怠連絡を個人SNSで行い、無断欠勤扱いとなった
③予約をSNSで取り、予約システムに入力していなかった
④退職したスタッフを削除し忘れ、新メニューの情報が漏洩した
⑤まとめ
①個人SNSを業務利用するメリット
スマートフォンの普及以降、SNSはコミュニケーションツールとして身近な存在となりました。SNSは「導入しやすい」「既読機能で、読んだかどうか確認できる」「どの世代でも同じツールで連絡が取れる」など、様々なメリットがあります。
多くの会社や店舗で利用されていますが、個人SNSを業務で利用する際は注意が必要です。
以下から、トラブル例をご紹介します。
②勤怠連絡をSNSで行い、無断欠勤扱いとなった
従業員がSNSで体調不良の連絡をした。店長は勤務中に私用のスマートフォンを確認しておらず、連絡に気づかず無断欠勤扱いとした。従業員から「連絡したのに無断欠勤扱いにされて不服である」と申し立てがあった。
従業員がSNSで体調不良の連絡をした。店長は勤務中に私用のスマートフォンを確認しておらず、連絡に気づかず無断欠勤扱いとした。従業員から「連絡したのに無断欠勤扱いにされて不服である」と申し立てがあった。
勤怠の当日連絡について手段を定めていなかったことや、業務中に連絡を確認できる環境ではないことに起因した事象です。
・「当日の勤怠連絡は電話で行う」など、連絡手段を定める
・業務中に確認できるよう、会社（店舗）のPCで確認できる連絡ツールを導入する
など、ルールや仕組みを変更する必要があります。マイナビグループではアルバイト・パート用の連絡アプリサービス『apseedsポータル』もご用意しておりますので、導入事例やサービス内容にご興味がある方は営業担当までご相談ください。
③予約をSNSで取り、予約システムに入力していなかった
常連のお客様とアルバイトスタッフの仲が良く、個人のSNSで連絡を取り合っていた。
SNSのメッセージで予約を受け了承していたが、店舗の予約システムへの登録が漏れ、当日お客様が来店した際、席をご用意できなかった。
業務で使用するツールと予約システムを連動させていないことによって起きた事象です。社員や店長が把握できる範囲で予約を管理するためにも
・基本的に予約対応はSNSで行わない
・予約機能をつけたビジネスアカウントを作成し、予約はビジネスアカウントへ誘導する
などの対策を取る必要があります。
④退職したスタッフを削除し忘れ、新メニューの情報が漏洩した
季節の新メニュー情報をグループチャットに投稿した。
既に退職しているスタッフの削除が漏れていたため、外部に新メニューの情報やレシピが漏洩してしまった。
グループチャットのメンバー管理が漏れていた際に起きる事象です。スタッフの入れ替わり頻度が高いアルバイトスタッフのグループチャットは上記のような事象が起こりやすくなります。
・退職したスタッフをグループチャットから削除する
・SNSのグループチャットの利用範囲を定め、機密情報となる内容を送信しない
等の対応が必要になります。
企業によっては、円満退職したスタッフのみを別のグループチャットに追加し、出戻りや繁忙期のヘルプ対応を依頼する事例もあります。
⑤まとめ
SNSをビジネスで活用する際のトラブルと対応の一例をご紹介いたしました。他社事例や個人SNSの代用となるサービスなど、お気軽にマイナビバイトまでご相談ください。
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記事公開日：2024年2月26日