「応募者と連絡が取れない…」　メール、電話、SMSの中で最も効果的な連絡手段とは？

はじめに

応募から面接、合否通知、入社まで…採用活動の全ての工程で応募者とのコミュニケーションは必要不可欠です。
しかし、なかには応募者と途中で連絡が取れなくなった経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、採用活動で用いられる連絡手段である「メール」「電話」「SMS」のうち、応募者の方と連絡を取り続けていくためにはどの手段が効果的であるかをご紹介いたします。

メール・電話・SMS…どれを使えばいい？

応募者との連絡でよく利用される連絡手段といえば電話やメールなのではないかと思います。
そもそも、電話とメールそれぞれのメリットやデメリットとは何でしょうか。

挙げてみると、以下のようなものが考えられます。

【電話】
メリット
・繋がればその場で用事が完結する。

デメリット
・知らない番号からだと出ない場合もあり、繋がりにくい。
【メール】
メリット
・送信側は時間に関係なく送信でき、受信側も時間に関係なくチェックができる。

デメリット
・他のメールに埋もれてしまって見落とす可能性がある。

このように電話やメールには上記のメリット・デメリットが存在し、どちらも便利ですが「連絡が繋がりにくいこともある」かつ「埋もれやすい」連絡手段ともいえます。
そのため、この点を補うために他の連絡手段である「SMS」や「LINE」との併用をおすすめします。

以下の章では「SMS」や「LINE」の活用方法や企業での導入状況について詳しく説明していきます。

SMS活用のススメ

前章では「SMS」を活用すべきだとお伝えしました。「SMS」とは携帯電話の番号を通して送受信できるメッセージツールのことですが、実際に企業ではどの程度活用されているのでしょうか。

応募者の方との連絡手段に使用しているツールについて、マイナビバイトが独自に調査したところ以下のような結果になりました。

※ 引用）マイナビバイト「応募～定着でのお悩み解決ガイドブック」p.10

最も多いのは「電話＋メール」で51%、次に「電話＋メール＋SMS」で17%、「電話のみ」で14%と続いています。
つまり、半数以上の企業が最低でも2つ以上の連絡手段を用いているということになります。

またこの調査結果からおよそ5社に1社はSMSを導入しているとわかりますが、SMSを利用することでどのような効果が期待できるのでしょうか。

SMSを利用するメリットは以下の通りです。

①受信時にポップアップが表示されるためメッセージの開封率が高い。
②電子メールのように受信拒否設定がされていないケースが多い。（開封率が高い）
③チャット形式で内容を見返しやすい。
④気楽にやりとりできる。

このように、メールと同様に文面でのやり取りにはなるものの、メールと比べて見落とされにくく返事をしやすいといった利点がSMSにはあるといえます。

また、以下はマイナビバイトが独自に調査したSMSを導入後の面接率・採用率の変化を表す図です。

※ 引用）マイナビバイト「応募～定着でのお悩み解決ガイドブック」p.10

上図から、SMSを導入したことで面接率・採用率ともに50％以上アップしていることがわかります。

先述したSMSを利用するメリットで挙げた①〜④のような、メールとは異なるメリットがあるからこそ、応募者と連絡が取りやすくなり、面接率や採用率のアップに繋がったと考えられます。

まだSMSを導入されていない場合は、ぜひSMSで応募後の連絡や面接設定をすることをおすすめします。
※マイナビバイトではSMSを一定数無料でご利用いただけます。無料分を超過後は追加のご購入も可能です。

今すぐできる3つの対策

「もう採用活動を始めてしまうから遅いかも…」という方でも応募者との連絡を途切れさせないように今すぐできる対策がございます。以下の3つをぜひお試しください。

1）連絡手段の見直し

もし、まだSMSを導入していない場合は、メールとSMSの両方から連絡するなど、これまでのやり方から改善できることはないか考え直してみましょう。

2）電話番号の見直し

応募者対応用の携帯番号から連絡すると応募者に知らない番号だと判断され、電話を取ってもらえないこともあります。
そこで、応募者対応用の電話番号を会社の固定電話番号や会社HPなどに載っている電話番号にすることで疎通率が上がる可能性があります。

携帯電話から連絡する場合は「この携帯番号から連絡する」とメールやSMS等で事前に伝えておくとよいでしょう。

3）不採用の基準を見直す・明確にする

「3日間連絡が繋がらなかった場合は不採用にする」などの基準を設けることも重要です。
不採用の基準を明確に定めておくことで応募者対応の工数削減にも繋がります。

「応募者と連絡が取れない」という理由により不採用にする場合は、応募者に必ずメール等で連絡をしておくことが必要です。形に残る連絡手段を使うことで、「連絡が来ていなかった」等の問い合わせ・クレームも回避できます。
また、メール・電話・SMS以外に「LINEバイト」を使用することもおすすめです。

LINEバイトを活用することのメリットは以下の通りです。

①使い慣れているユーザーが多い。
②応募者の見逃しが少ない。
③スピーディーなコミュニケーションが可能。
④電話やメールより気楽に使用できる。
⑤チャット形式で見返しやすい。

このようにLINEバイトはスピーディーに連絡が取りやすく、応募者からの連絡が途切れにくい連絡ツールといえます。
応募者との連絡についてお困りの方は応募後の連絡や面接設定に「LINEバイト」を利用することもおすすめです。
※マイナビバイトへ求人を掲載するとLINEバイトへ無料で転載されますが、LINE応募機能を使用するには手続きが必要です。
詳しくは弊社の営業担当までお問い合わせください。

まとめ

本記事では採用活動で使用されるメール、電話、SMSのうち、どのような連絡手段を用いると効果的かどうか解説いたしました。
複数の連絡手段の活用や連絡方法の見直しなど、まだ取り入れていない施策がありましたら導入を検討してみてください。

「応募者と連絡が取れない…」 メール、電話、SMSの中で最も効果的な連絡手段とは？

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