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目次
はじめに
「応募が集まらない…」「応募はあったけど面接に来なかった…」などなど、採用活動には悩みがつきものだと思います。
それもそのはず、採用活動は「掲載」「応募」から「採用」「定着」まで段階がいくつもあり、お悩みを解消するにはそれぞれのフェーズの課題に合った解決策を講じる必要があります。
例えば、採用活動におけるフェーズの分け方としては以下のような例が挙げられます。
※引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.4
本記事では上記の中でもStep02「面接設定」とStep03「面接実施」に焦点を当て、求職者の離脱を防ぎ、面接率を上げるにはどうしたらよいのか、「面接設定」「面接前日まで」「面接当日」の3つに分けて時系列にまとめました。
面接設定
求職者から応募が来たら、まずすべきことは「迅速な連絡対応」と「面接設定」です。
アルバイト先が決まるまでの応募社数についてマイナビバイトで独自に調査したところ、最も多かったのは「1社」で30.6％、平均でも2.2社という結果となりました。*1
求職者はあまり多くの求人に応募せずスピーディーに意思決定をしていることが伺えます。
したがって、応募後の対応が遅くなることは他の企業への流出や音信不通、面接設定率の低下に繋がってしまうといえるでしょう。
応募者の流出防止や面接設定率の向上に必要なのは「面接設定をスムーズに行うこと」です。
以下はマイナビバイトが企業に対し、面接設定をスムーズにするために取り組んでいることを調査した結果です。
※ 引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.14
最も多かったのは「面接日は応募者の要望を最優先した」です。企業側の希望を伝えるだけでは「面接日程の調整がつかない」ということを理由に辞退されてしまう可能性もあります。極力応募者の希望を優先させることが、面接に来てもらうことの第一歩になります。
また、2020年と比較すると、「応募者への連絡（電話／メール等）を丁寧に行うようにした」が15.5%、「応募後、翌日までには面接設定の連絡をいれた」が13.7%増加しています。スピードはもちろん、丁寧な対応を心がけることも応募者からの印象アップに繋がります。
しかしながら、採用以外の業務と並行していると迅速に対応するのが難しい時もあるかもしれません。
そのような時は以下のサービスを活用していただくのがおすすめです。
①コールセンター（ATS）等の活用
コールセンターのオペレーターに応募受付や面接日設定を委託できるサービスです。応募後の迅速な対応が可能になるため、面接設定率向上につながるほか、ムラのない丁寧な応募者対応をすることができます。
※マイナビバイトではコールセンターサービスもご提供しています。
他にも「採用管理ツール」を活用することで面接予約をシステム化することも、応募者の意欲が高いうちに面接設定ができるのでおすすめです。
マイナビバイトでも、採用管理ツール「Entry Pocket」のご案内が可能です。
②オンライン面接の活用
「オンライン面接」や「録画面接」を活用することで面接会場まで来てもらう必要がなくなるため、面接日の設定が容易になるとともに応募者も面接に参加しやすくなります。
マイナビバイトはWeb面接・録画面接どちらも対応可能です。
③LINEバイトの「応募機能」やSMSを活用
使い慣れているユーザーが多いLINEで応募後の連絡・面接設定をすることができるため、よりスピーディーなコミュニケーションが可能です。
※LINEバイトの応募機能を使用するには手続きが必要です。
また、SMSもメールと比較すると応募者の見落としが少なく、チャット形式で気軽にやり取りができる利点があるため、他の連絡手段と併用して応募後の連絡や面接設定をするとよいでしょう。
*1：引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.13
面接前日まで
面接日が無事に決定した後も、面接開始時まで油断は禁物です。
当日連絡なしに来ない、いわゆる「ドタキャン」をされてしまう可能性もあるからです。
以下はマイナビバイトが面接のドタキャン理由について調査した結果です。
※ 引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.17
ドタキャン理由で最も多かったのは「面接に行くのが面倒になったため」で34.5%。
また、マイナビバイトの他の調査でも応募者の面接辞退率は約36%、企業によっては5.7人に1人が面接を辞退されているとわかりました。*2
「面接に行くのが面倒になった」「面接日程を忘れていた」などの理由によるドタキャンを防ぐためには、以下のことを心がけましょう。
①丁寧な事前連絡を行う
● 面接前日に面接開始時間・面接地・持ち物のリマインドをする。
● 面接地が分かりにくい場所であれば面接地までのルートを伝える。
● 当日の緊急連絡先を事前に共有する。
● 面接地に到着後～面接終了までの流れを事前に共有する。
● 面接で聞くことを事前に共有する など。
応募者の気持ちや立場を考えながら丁寧に連絡をすることで、面接日を忘れられてしまうことやモチベーションの低下を防ぐことができます。
②面接手段を見直す
対面・WEB・録画など面接の選択肢を増やし、応募時に選んでもらえるようにするとよいでしょう。
WEBは面接会場に来てもらう必要がなくなり、録画も応募者の都合の良いタイミングで対応してもらえるメリットがあるため、「当日面倒になった」や「都合がつかなくなった」等の理由による面接辞退の低減が期待できます。
*2：引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.17
面接当日
求職者にとって面接とは初対面の人と、対面であれば初めての場所で話す場。中には「面接は今日が初めて」という求職者もいるかもしれません。
そのため多くの求職者は緊張や不安を感じているでしょう。
求職者が緊張してしまっている状況では求職者の思いや考えを十分に聞くことができない可能性があります。
そのような状況に陥らないよう、面接官は緊張や不安を感じている求職者の気持ちを理解し、お互いがリラックスして話せるような雰囲気を作っていくことが大切です。
そのためには以下の2つのことに気を付けましょう。
まず「求職者に安心感を与える丁寧な対応」です。
マイナビバイトが調査を行ったところ、実際に採用活動を行っていた企業の53.0%が「笑顔で明るく対応するように心がけていた」と回答しています。*3
また、「求職者に対して敬語を使うようにしていた」と回答した企業が2020年と比較すると最も伸びており、丁寧な対応を行うように意識している企業が増えている傾向があります。*3
身だしなみに気を付けたり笑顔で明るい対応を心がけたりすることで、求職者に良い印象や安心感を与え、求職者はリラックスして面接に臨むことができます。
次に「仕事内容や勤務条件などの詳細を伝えること」です。
面接は採用担当者・求職者がお互いに「これから一緒に働けるか」を確認する場。応募者も面接官や応募先を「これから一緒に働く可能性がある人・場所」としてしっかり見ています。
そのため求職者には面接でリラックスしてもらうだけでなく、「ここで働きたい！」と好印象を持ってもらうことも大切です。
マイナビバイトが求職者に対して調査を行ったところ、「面接官の雰囲気が良い」「対応が丁寧」だと面接官を好印象に感じることが多く、反対に対応が悪いと求職者の不満や不安を招いてしまうということがわかりました。
また、面接官を好印象に感じる要因の1つに「仕事内容の詳しい説明があった」という回答もありました。
※ 引用）マイナビバイト「応募～定着でのお悩み解決ガイドブック」p.6
※ 引用）マイナビバイト「応募～定着でのお悩み解決ガイドブック」p.6
下のグラフのように、マイナビバイトの調査では55.6%の企業が面接時に「仕事内容や勤務条件等について詳細に伝えていた」と回答しています。
※ 引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.20
仕事内容等を詳細に伝えることによって安心感を与えることができるとともに、就業後のギャップの低減にも繋がります。
このように、面接前だけでなく当日も「求職者に安心感を与える丁寧な対応」と「仕事内容などの詳しい説明」をするように心がけましょう。
求職者に安心感と好印象を持ってもらい、求職者とリラックスして会話してもらえるようになるとともに、「思っていたのと違った」というギャップや志望度の低下を防ぐことができます。
*3：引用）マイナビバイト「応募から定着まで 採用活動の成功ポイント」p.20
まとめ
本記事では採用活動のうち、面接設定から面接当日までで行うべきことについてご紹介させていただきました。
応募者と連絡を取り合う際は迅速かつ丁寧な対応を意識し、面接当日も求職者に安心感と好印象を与えるふるまいを行うように心がけることが重要です。
記事公開日：2023年7月20日