台本付き！「採用通知の電話、なにを話せばいい？」伝える内容とポイント

本記事では、面接後に合格をお知らせする電話で伝えるべき内容をご紹介します。

①採用通知を「入社」に繋げるポイント

入社辞退を防ぎ、合格者を採用・入社に繋げるために工夫できるものとして、以下の5点があります。
1、面接の最後に「合否連絡はいつ・どのように行うか」を伝える
2、電話で採用通知を行う場合は、どの番号から連絡するかを伝える
3、当日～3日以内に連絡する
4、面接への感謝を伝える
5、社名（店舗名）をはっきり伝える

1、面接の最後に「採用連絡はいつ・どのように行うか」を伝える
事前に「採用の場合は◎日以内の○時〜○時の間に、電話で連絡します。不採用の場合は、◎日以内にメールいたします。」など、連絡手段と連絡時間を伝えるようにしましょう。電話で採用通知を行う場合は、「どの番号から電話を掛けるか」も併せて伝えるようにしておくと、より応募者と電話がつながりやすくなります。

2、電話で採用通知を行う場合は、どの番号から連絡するかを伝える
知らない電話番号からの着信に出ない応募者も多くいます。電話で採用通知を行う場合は、「どの番号から電話を掛けるか」も伝えておき、応募者に電話番号の登録を促しておくと、より電話がつながりやすくなります。

3、当日～3日以内に連絡する
マイナビバイト調べでは、面接後に入社辞退した理由のひとつに「合否連絡が遅い」ことが分かりました。応募者を待たせると不安感が増すだけでなく、複数社応募していた場合、連絡が早い企業へ入社する可能性があります。

4、面接への感謝を伝える
応募者に対して安心して入社していただく必要があります。そのためには、早いだけではなく丁寧な連絡が必須です。合格通知の電話の冒頭では、応募や面接に対する御礼を伝えるようにしましょう。

5、社名（店舗名）をはっきり伝える
マイナビ調べでは、応募者は平均2.2社応募していることが分かりました。他企業と混同を避けるためにも、どの企業の誰から連絡が来たのかハッキリ伝える必要があります。

図1　引用）アルバイトに関するユーザー調査2023年

②採用通知の会話例

採用通知の電話では、下記を伝えるようにしましょう。
・店舗名（企業名）
・担当者ご自身の氏名
・応募者氏名の確認
・応募と面接に対するお礼
・初出社日の調整
・持参物
・問い合わせ先や連絡方法
話し方をお悩みの際は、台本のサンプルを記載いたしますのでご参照ください。

採用担当者（以下、採）
「○○（店舗名）の採用担当の△△と申します。□□様のご連絡先で間違いないでしょうか？」
応募者（以下、応）
「はい、□□です。」
採「○○（店舗名）に応募・面接にお越しいただき、ありがとうございました。是非〇〇様をアルバイトとして採用したくご連絡となります。ただいまお時間○分いただいてもよいでしょうか。」
＞パターン①
応「今難しくて…」
採「わかりました。いつ頃電話しても大丈夫でしょうか。」
応「△時でお願いします」
採「承知いたしました。では、のちほどご連絡します。」
＞パターン②
応「はい。ただいま時間があるので大丈夫です」
採「ありがとうございます。いつ頃からの出勤が可能でしょうか。」
応「●●日から出勤が可能です。」

採「●●日ですね。では、●●日の△時にお店までお越しください。
では次に持ち物の案内です。持ち物は▼▼でお願いします。
この後、今お伝えした内容をメールでお送りしますので、ご確認ください。

当日、入り口にスタッフがおりますので、バイト初日である旨をお伝えください。当日までにご不明な点があれば今電話をかけているこの番号000-0000-0000、採用担当の△△までご連絡ください。」

応「分かりました。」
採「最後に今お話しした中でご不明点や聞きたいことなど質問はありますか。」

応「特にありません。」

採「□□様と一緒に働けることを楽しみにしております。●●日の△時にお店でお待ちしております。ありがとうございました。失礼します。」

③留守番電話で残すメッセージ例

電話がつながらない場合は、積極的に留守番電話のメッセージを活用しましょう。メッセージを残す際は、再度採用担当から電話を掛けるのか折り返しが欲しいのか、留守電に対する次のアクションを伝えましょう。
留守番電話に残すメッセージ例は下記サンプルもご参照ください。

○○（店舗名）の採用担当の△△と申します。□□様のご連絡先で間違いないでしょうか？
この度は○○（店舗名）に応募いただきありがとうございます。
是非□□様をアルバイトとして採用したくご連絡いたしました。
初出勤日について調整できればと思いますので、改めて本日△時頃に掛け直しいたします（折り返しをお待ちしています）。
よろしくお願いいたします。

応募者に留守番電話機能がない場合は、メールやSMSで上記内容を送信しておくことをおすすめします。

④電話後に応募者へ送るメール文例

応募者との電話後に改めて初出勤日等をメールやSMSで送るとより親切です。
初出勤当日は、入社手続きを丁寧に行えるよう、シフト・人員配置などを見直すことをおすすめいたします。
メール文面例

□□様
お世話になっております。○○（店舗名）の採用担当の△△です。
先ほどはご対応ありがとうございます。
初出勤日についてご連絡いたしました。

日程：●●日の△時
持ち物：▼▼
場所：■■
※当日、入り口にスタッフがおりますので、バイト初日である旨をお伝えください。

当日までにご不明な点があれば下記までご連絡くださいませ。
それでは、□□様と一緒に働けることをスタッフ一同、楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
○○（店舗名）
採用担当　△△
携帯番号：000-0000-0000
――――――――――

SMS文面例

○○採用担当です。
初出社日についてご連絡いたします。
日程：●●日の△時
場所：■■
□□様と一緒に働けることを心より楽しみにしてます。
宜しくお願いいたします。

⑤まとめ

採用をお知らせする電話で伝えるべき内容をご紹介しました。採用まで至った貴重な人材の入社辞退を防ぎ、応募者・採用担当者の双方が気持ちよく働くためにも、応募者への丁寧な対応を心掛けましょう。
サポートサイトでは採用活動のお悩み解決につながる解説記事を公開しています。ぜひご活用ください。

サポートサイトで公開している記事の一例
・応募者管理機能について
・原稿の修正方法
・応募者へのメール返信例