応募者へのメール返信例

応募者へ自動送信Eメールの設定、また個別送信Eメールをお送りされる際に、参考にしていただければと思います。

自動送信Eメール

応募後の流れ・連絡手段・連絡する時間帯などを、原稿内や自動送信Eメールに記載しておくことで、応募者が安心して連絡を待つことができます。

〇〇〇様 このたびはアルバイト求人サイト／マイナビバイトより、求人へのご応募、ありがとうございます。 つきましては、2日以内に弊社採用担当よりご連絡させていただきます。 いましばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。 ※なお、数日たっても連絡がない場合はお手数ですが下記までご連絡いただけますと幸いです。 ————————————————— 電話番号： —————————————————

POINT：いつまでに連絡をするのか、目安の日程を記載することで「応募先企業から連絡が来ない」などといったクレームが防げます。また、求職者が応募時に電話番号を誤って入力してしまい、電話が繋がらなかった場合にも、連絡先を明記しておくことで繋がる可能性があります。

▼電話にて連絡を行いたい場合

〇〇〇様 このたびはアルバイト求人サイト／マイナビバイトより、求人へのご応募、ありがとうございます。 つきましては、弊社採用担当より、【××-××××-××××】の番号からご連絡させていただきます。 こちらの番号を登録していただくか、着信拒否設定をされている場合は解除をお願いします。 いましばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

POINT：知らない番号からの着信は、「この番号は誰なのか」「番号を検索しても企業名がヒットしない」などと応募者が不安に感じ、電話に出られない可能性があります。採用ご担当者様の携帯電話など、代表電話以外の番号から応募者へ連絡をされる場合は、特に注意が必要です。事前に自動送信Eメールにて電話番号を通知されることを推奨いたします。

▼メールにて面接日程の調整を行いたい場合

〇〇〇様 このたびはアルバイト求人サイト／マイナビバイトより、求人へのご応募、ありがとうございます。 つきましては、下記のフォーマットに沿って、面接希望日程をご返信いただければと存じます。 ※1〜2週間程度先の日程をご指定くださいませ。 ———————————————— 第一希望日：　　月　　日（　）　　時　　分～　　時　　分ころ 第二希望日：　　月　　日（　）　　時　　分～　　時　　分ころ 第三希望日：　　月　　日（　）　　時　　分～　　時　　分ころ ———————————————— 上記日程でご都合がつかない場合は、再度調整いたしますので希望日時をお知らせいただけると幸いです。 ご返信いただいた後、2日以内にアルバイト採用担当から折り返しご連絡させていただきます。 いましばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

POINT：面接の日程調整メールをお送りする際、応募者から希望日時を複数伺うフォーマットが入力されるような仕様にすると、調整がスムーズに進みます。面接担当者の予定が決まっている場合は、候補日時を入力した状態でお送りするようにしてください。

▼履歴書や職務経歴書など書類を事前にお送りいただきたい場合

〇〇〇様 このたびはアルバイト求人サイト／マイナビバイトより、求人へのご応募、ありがとうございます。 書類選考にあたりまして、履歴書のご送付先をご案内申し上げます。 本日から1週間以内に、下記宛先まで履歴書をご郵送ください。 書類選考を通過した方にのみ、到着後1週間以内にご連絡させていただきます。 ＜ご郵送先＞ 東京都千代田区●●1-1-1株式会社●●　採用担当宛 なお、不採用時の履歴書等の取り扱いに関しましては、個人情報保護法に基づき、当社にて適切な方法で破棄いたします。 何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。

POINT：「〇〇日経過してもご連絡がない場合は不採用となります」といった文言は、選考が行われた上であれば記載可能です。 選考は必ず行わなければなりません。送付いただく書類に関しては、破棄をするのか、返送をするのかなど、どのように対応するのかを明記するようにしてください。

面接案内

日程調整後にお送りする面接への案内メールです。

▼日程決定のご連絡

件名：【マイナビバイト/重要】面接のご案内です。

〇〇〇様 お世話になります。【店舗名】の●●です。以下の面接日を以下に設定いたしましたので、ご確認ください。 ———————————————— ・日程：X月X日（X）XX：XX～（30分程度） ・住所： ≪面接地までの道順≫ 【●●駅から】 （1）●●線●●駅・南口を出て、右手に曲がります。 （2）5分ほど進むと●●があるので、手前の道を右手に曲がります。 （3）少し歩くと左手にある●●色のビルの5階です！ 道に迷った・見つからない場合は、お気軽に下記電話番号までお問い合わせくださいませ。 ・持ち物：履歴書・筆記用具 ・連絡先：●●-●●●●-●●●● ———————————————— 店に着かれましたら、担当「●●」宛に面接に来た旨をお伝えくださいませ。 では、当日お会いできるのを心より楽しみにしております。

▼面接日前日のリマインド

件名：【マイナビバイト/重要】面接日前日のご案内です。

〇〇〇様 お世話になります。【店舗名】の●●です。 面接日前日となりましたので、再度確認のご連絡です。 ご都合の調整は大丈夫でしょうか？ 万が一難しくなってしまった場合は、お電話もしくはメールにてご連絡くださいますよう、よろしくお願いいたします。 以下案内となりますので、ご確認くださいませ。 ———————————————— ・日程：X月X日（X）XX：XX～（30分程度） ・住所： ≪面接地までの道順≫ 【●●駅から】 （1）●●線●●駅・南口を出て、右手に曲がります。 （2）5分ほど進むと●●があるので、手前の道を右手に曲がります。 （3）少し歩くと左手にある●●色のビルの5階です！ 道に迷った・見つからない場合は、お気軽に下記電話番号までお問い合わせくださいませ。 ・持ち物：履歴書・筆記用具 ・連絡先：●●-●●●●-●●●● ———————————————— 店に着かれましたら、担当「●●」宛に面接に来た旨をお伝えくださいませ。 では、当日お会いできるのを心より楽しみにしております。

POINT：面接忘れ・当日キャンセルを防ぐためのリマインドメールです。電話で留守電を残しておくのも効果的です。

合否の通知

応募者は「合格しているかどうか」不安に感じているケースが多いため、いち早く合否をお伝えしましょう。「いつまでに」「どの手段で」連絡するのかを伝えたうえで、早めに連絡をすると良い印象を与えることができます。

採用結果に関しては、合否に関わらず電話またはメールにて結果を連絡してください。

▼合格者用

件名：選考結果等のお知らせ【店舗名】

〇〇〇様 【店舗名】の●●です。 この度は、弊社のアルバイト採用にご応募いただきありがとうございました。  選考の結果、 〇〇〇様を採用することが決定いたしました。 つきましては、以下の日程でご出勤いただければと存じます。 ———————————————— 出勤日：20XX年X月X日（X） 時間　：XX：XX 住所　： 連絡先： 持ち物：筆記用具、メモ帳 服装：自由※靴は動きやすいものでお越しください（スニーカーなど） ———————————————— 上記日程のご都合が悪い場合は、お気軽にご連絡ください。 では、当日お会いできるのを心より楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。

POINT：合格連絡後なるべく早く、または合格連絡時に初日の持ち物・服装・準備などお知らせしておくと良いです。 同時に社内の準備（メンバーへの周知・制服/名札など必要品・研修資料の用意など）も進めておきましょう。

▼不合格者用

件名：選考結果等のお知らせ【店舗名】

〇〇〇様 【店舗名】の●●です。 先日は、面接にお越しいただきましてありがとうございます。  選考の結果、今回は貴殿のご希望に添いかねる結果となりました。誠に申し訳ございません。  尚、選考結果に関するお問い合わせにはお答えいたしかねますので何卒ご了承賜りますようお願い申し上げます。 なお、お預かりしておりました応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。 略式ながら、メールにて通知申し上げます。今後のご健勝、ご活躍を心よりお祈り申し上げます。

POINT：応募者は合否結果が出るまで、次の仕事先を探すのを待っている可能性もございます。合否通知が遅延すると応募者の企業イメージ低下につながってしまう場合もございますので、不採用の場合、なるべく早く「電話またはメール」で連絡を入れることを心がけましょう。

オリジナル自動送信SMS

携帯電話・スマートフォンの電話番号を宛て先にテキストメッセージを送信するサービスです。
メールは受信数が多く見落されることがあるため、SMSも合わせて活用いただくのが効果的です。
※70文字の制限がございますので、あくまで補足的にご活用ください。

件名：応募に対するお礼メール

この度はマイナビバイトよりご応募頂きありがとうございます。 採用担当より近日中に折り返しご連絡致しますのでお待ち下さい。 ※返信不可

POINT：SMSは15通/月まで無料でご利用可能なサービスとなります。 オプションの追加をご希望の場合・詳細をお知りになりたい場合は、営業担当または画面右のお問合せボタンよりご連絡ください。

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記事公開日：2023年7月20日　記事更新日：2024年6月12日