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初めての方へ
採用活動を円滑に進めるためには、事前にさまざまな準備が必要です。
準備するものは入社時に必要な備品にとどまらず、採用に向けた情報の準備など多岐に渡ります。
本記事では、採用活動の各フローにおける必要なものリストを「もの・情報」の観点からご紹介いたします。
これから採用活動の準備を始められるご担当者様、必見です。
目次
採用活動の一連の流れ
フロー別採用活動の準備リスト
・求人掲載前
・求人掲載中
・面接終了後
まとめ
採用活動の一連の流れ
採用活動は基本的に上図のような流れで進めていきます。
各フローでの注意点やポイントなどをまとめた記事もございますので、併せてご活用ください
【採用準備に迷わない】採用担当者必見！アルバイト採用の基本
今回はフローごとに「必ず準備すべきもの・こと」「準備を推奨するもの・こと」に分けてご紹介します。
記事の最後にはチェックリストをダウンロードできるので、ぜひ最終確認にご使用ください。
フロー別採用活動の準備リスト
＜求人掲載前＞
採用手法の決定
必須
・採用したい人材のペルソナを決定
ペルソナとは採用したい人材を具体的にイメージした架空の人物像のことを指します。
1週間の勤務日数や属性・募集人数などの勤務条件に加えて、人柄・価値観など採用したい人材の人物像を細かく決定しましょう。
・選考フローの決定
面接は何度行うのか、WEB面接は実施するのか、面接後に求職者へ合否の連絡を行うまでの期日設定など、応募から採用までの具体的な流れを確認しましょう。
・採用コストの検討
1名採用する採用コストなどを具体的に検討しておくことをおすすめします。
・採用手法の決定と特徴把握
WEB求人媒体・看板広告・人材紹介・SNS採用・リファラル採用など、求人募集にはさまざまな手法があります。
それぞれの特徴を把握し、自社に合った採用手法を選択する必要があります。
以下の記事で各媒体の特徴を紹介しています。
採用ルールの理解
必須
・法律で定められているアルバイト雇用ルールの把握
推奨
・就業規則の作成
初めてアルバイトを雇用する際には、正規雇用者用の就業規則とは別に新たな就業規則の作成・修正が必要な場合があります。募集を開始する前に確認しておきましょう。
勤務条件の決定
必須
・給与や業務内容などの決定
競合しうるお店や企業が設定している時給等を参考にして決定することをおすすめします。
給与を重視する求職者も多く、応募するきっかけのひとつにもなるので、じっくりと検討しましょう。
求人票の作成（求人掲載の手続き）
必須
・求人票の作成
求人掲載に向けて募集条件やPRの明文化を行います。
採用したい人材に的確なアプローチができる文章を作成することが重要です。
・利用媒体との契約締結
WEB求人媒体、看板広告など今回の採用活動に適している媒体を選定した上で、検討する求人媒体の営業担当者にも話を聞き、利用する求人媒体を決定します。
・求人掲載原稿の作成と最終チェック
求人原稿の作成を代行してくれる媒体などもあるので、選んだ媒体によって作業内容は異なることがあります。
推奨
・職場内へのヒアリング
求人票を作成するにあたって職場内でアンケートを実施することも効果的です。実際に働く人の声を聞くことで新たな魅力が発見できるかもしれません。
・職場写真
職場環境や制服など、応募者が職場の雰囲気を掴みやすい写真を撮影します。
求人原稿に「学生歓迎」などと記載しているにも関わらず、主婦層が多く映っている写真を使用してしまうと応募者が混乱してしまう可能性があるので、注意が必要です。
＜求人掲載中＞
求職者対応
必須
・応募者連絡ツール
ターゲット層などにあわせて電話、メール、SMS、LINE等の応募者と連絡の取りやすいツールを選択しましょう。
・面接日の確保
自社の都合を考慮しすぎると面接辞退などにつながる恐れがあるため、なるべく応募者の希望をかなえられるよう調整しましょう。
・応募者情報の管理
応募者への対応が遅れると、採用の機会損失につながります。しっかり情報を管理して、対応の漏れがないようにしましょう。
応募者対応期間の目安は、可能であれば当日または翌日中、遅くとも二日以内を推奨しています。
・掲載媒体の応募者管理システムへのログイン（媒体による）
利用する求人媒体によっては応募や採用に関する進捗の確認などが可能な管理システムが備わっている場合があります。うまく活用して効率良く採用活動を進めましょう。
推奨
・電話対応マニュアルの作成
電話を受けた人によって対応の差が出ないように、応募者に必ず伝えることなどを書いた電話対応マニュアルを用意しておきましょう。
・応募受付時の返信テンプレートの作成
テンプレートの作成は作業効率アップや情報の伝え忘れなどを防ぐことができるため、作成しておくことをおすすめします。
面接対応
必須
・スタッフの身だしなみチェック
特に面接を担当するスタッフは清潔感のある身だしなみを意識し、自社の規定に違反していないかなどを改めて確認しましょう。
また面接場所は清掃等を行い、清潔感を保っておく必要があります。
・求人情報の事前確認
広告等に記載している情報と面接時に伝える内容が異なると、応募者に不信感を与えてしまう可能性があります。
正しい条件を案内すること、条件の変更があれば求人内容を修正することが必要です。
・面接質問項目の作成
面接時に必要事項の聞き忘れがないよう、あらかじめ質問項目リストを作成しておきましょう。
・面接時のヒアリングシート
面接の度に違うところにメモをしていると、応募者情報を紛失したり、最悪の場合情報漏洩につながる可能性もあります。ヒアリングシートを作成し、管理を徹底しておきましょう。
・十分な面接時間の確保
面接が長引いてしまい、次の応募者の面接に間に合わないなどが発生しないように、十分に時間を取り、スケジュールを組みましょう。
・面接フローの確認
応募者ごとに違う質問からスタートするなどフローが異なると、必要なことを聞き忘れたり伝え漏れたりする可能性があります。
・求職者の情報を確認する
応募情報に記載がなかった項目などもチェックし、当日ヒアリングできるように準備しましょう。
・評価ポイントの決定
面接担当者が複数いる場合、事前に採用したい人材の共有や評価方法のすり合わせを行っておくことが重要です。
推奨
・企業独自のエントリーシート
独自の採用基準を設けている場合など必要に応じて作成し、面接当日応募者に記入してもらえるように準備しておくと良いでしょう。
・面接担当用評価シート
面接時に感じた評価を記載するシートです。面接担当者が複数いる場合には情報共有にも役立ちます。
＜面接終了後＞
採用可否の連絡
必須
・連絡ツール（電話、メール、SMS、LINE 等）
・採用通知書（郵送の場合）
・採用／不採用情報の管理
推奨
・通知メールのテンプレート
テンプレートを作成しておくと、応募者への連絡にかかる時間を削減することができます。
応募者によっては複数の企業に同時応募していることなども考えられるので、できるだけ早めに合否の連絡を行いましょう。
入社に向けた手続き・準備
必須
・マイナンバー
・雇用契約書 兼労働条件通知書
・年金手帳（社会保険加入者のみ） ※年金事務所で「基礎年金番号」が必要になるため
・雇用保険被保険者証（社会保険加入者のみ） ※雇用保険加入の手続きの際に必要になるため
・源泉徴収票（同じ年に他の勤務先から給与をもらっている対象者） ※年末調整手続きで必要になるため
・扶養控除等申告書（年末調整対象者） ※年末調整手続きで必要になるため
・健康保険 扶養者（異動）届
推奨（必要に応じて）
・雇用契約書
・誓約書
※機密保持や守秘義務、SNSの取り扱い等について
まとめ
今回は採用活動で準備すべきこと・ものをフロー別にご紹介しました。
採用活動は求職者とのスムーズなコミュニケーションや信頼性を築くことが大切です。
余裕を持って準備を進めることで、雇用する側と求職者ともに満足度の高い採用活動が行える可能性が高まります。
チェックリストも作成しているので、進捗の確認や面接前の最終確認などにぜひご活用ください。
各フローの注意点やポイントをまとめた記事も作成しているので、あわせてご活用ください。
関連キーワード：チェックリスト
記事公開日：2023年7月20日 記事更新日：2024年6月13日